El contexto actual coloca a los archivos en el lugar estratégico y trascendental que siempre tuvieron, pero que hoy, a la luz de una agenda gubernamental compartida con la sociedad civil, se reconoce, refirió la comisionada de la CAIP, Alexandra Herrera Corona, durante su participación en la V Convención Internacional de Archivistas y IV Foro Nacional de Legislación Archivística que se llevó a cabo la semana pasada.
Al hablar sobre “Archivos Transparentes, un enfoque jurídico”, la comisionada recordó que el principio de máxima publicidad está contenido en la ley de transparencia de Puebla y se refiere a que cualquier información en manos de instituciones públicas debe ser completa, oportuna y accesible, sujeta a un claro y preciso régimen de excepciones, por ello los Sujetos Obligados deben garantizar el efectivo acceso a la información pública que generen, administren o posean a través de este principio.
Por ello, dijo la Comisionada Alexandra Herrera, las autoridades están obligadas a tener un sistema de archivos y documentar sus actuaciones.
Refirió que con base en el Artículo 6 fracción V de nuestra Carta Magna, los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos, los cuales permitirán la rendición de cuentas, el cumplimiento de sus objetivos y los resultados obtenidos.
Explicó también el procedimiento que deben seguir los Sujetos Obligados, establecido en la propia ley, para declarar la inexistencia de la información y donde también se establece como deberes de los sujetos obligados el constituir y actualizar sus sistemas de archivo y gestión documental, en los términos previstos en la legislación aplicable, así como documentar todo acto que derive del ejercicio de sus atribuciones y que por Ley deba quedar asentado en algún registro.
Además, agregó Herrera Corona, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla, tiene por objeto, garantizar el acceso a la información contenida en documentos que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título; que se entienden como cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados sin importar su fuente o fecha de elaboración.
Finalmente y luego de dar a conocer diversos casos prácticos de la utilidad de los archivos, la Comisionada de la CAIP recordó que los servidores públicos que declaren la inexistencia de información cuando exista total o parcialmente en los archivos del Sujeto Obligado, incurren en responsabilidades, de acuerdo con el artículo 97, fracción IV de la Ley de Transparencia en Puebla.